Klauzula informacyjna dla klientów i kontrahentów

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:IMPRODEX Sp. z o. o. z siedzibą w Czechowice-Dziedzice, ul. Orzeszkowej 15 NIP: 652-000-49-12 REGON: 002391795
adres e-mail: info@improdex.pl + 48 32 214 63 03 wew. 100

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw wynikających z RODO można skontaktować się z administratorem:
• drogą elektroniczną: rodo@improdex.pl
• telefonicznie: + 48 32 214 63 03 wew. 100
• pisemnie na adres siedziby administratora.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
1. podjęcia działań przed zawarciem umowy, przygotowania oferty, zawarcia oraz wykonania umowy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych, księgowych oraz związanych z przechowywaniem dokumentacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. prowadzenia korespondencji, bieżącej obsługi klienta lub kontrahenta, ustalania warunków współpracy oraz organizacji realizacji zamówień — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO;
4. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na ochronie jego praw;
5. zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych, poczty elektronicznej, dokumentacji oraz ochrony przed nadużyciami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. prowadzenia archiwum dokumentacji i wykazywania prawidłowego wykonania obowiązków administratora — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. f RODO;
7. [opcjonalnie] przesyłania informacji handlowych lub marketingowych — na podstawie udzielonej zgody, o ile jej uzyskanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy, albo na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, z uwzględnieniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

4. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać w szczególności:
• imię i nazwisko,
• nazwę firmy lub prowadzonej działalności,
• adres siedziby, prowadzenia działalności lub korespondencyjny,
• numer NIP lub REGON,
• służbowy adres e-mail,
• numer telefonu,
• stanowisko lub pełnioną funkcję,
• dane dotyczące zamówień, umów, płatności i rozliczeń,
• dane zawarte w korespondencji oraz dokumentacji związanej ze współpracą.

5. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:
• dostawcom systemów informatycznych, hostingu i poczty elektronicznej,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe, audytowe lub prawne,
• bankom i operatorom płatności,
• firmom kurierskim, transportowym lub spedycyjnym,
• ubezpieczycielom,
• podmiotom świadczącym usługi serwisowe, techniczne lub administracyjne,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych klientów i kontrahentów poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z realizacją zamówień, dostaw oraz zakupem materiałów. Dane dotyczące osób prawnych, takie jak nazwa firmy, adres siedziby lub magazynu oraz ogólne dane kontaktowe firmy, nie stanowią danych osobowych.
Ze względu na korzystanie z usług Microsoft 365 i usługi Microsoft OneDrive oraz prowadzenie korespondencji z podmiotami znajdującymi się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym może jednak dojść do ograniczonego przekazania danych osobowych, w szczególności służbowych danych kontaktowych osób uczestniczących w korespondencji.
W takich przypadkach zakres przekazywanych danych jest ograniczany do informacji niezbędnych do prowadzenia korespondencji i realizacji współpracy. Przekazywanie danych odbywa się zgodnie z wymaganiami RODO, z wykorzystaniem odpowiednich mechanizmów prawnych stosowanych przez dostawcę usługi lub właściwych dla danego odbiorcy danych.

7. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane:
• przez okres niezbędny do podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• przez czas obowiązywania umowy i realizacji współpracy;
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i dotyczącymi przechowywania dokumentacji;
• do czasu upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń;
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu albo ustania tego interesu;
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania danych.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:
• dostępu do swoich danych osobowych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych.

9. Prawo wniesienia skargi

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych niezbędnych do przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy może być warunkiem podjęcia współpracy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie umowy, realizację zamówienia, wystawienie dokumentów księgowych lub prowadzenie dalszej współpracy.
W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

Privacy Notice for Customers and Contractors

Pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016, hereinafter referred to as the “GDPR”, we hereby provide the following information:

1. Data Controller

The controller of your personal data is:

IMPRODEX Sp. z o.o.
with its registered office in Czechowice-Dziedzice,
15 Orzeszkowej Street,
Tax Identification Number (NIP): 652-000-49-12,
National Business Registry Number (REGON): 002391795,
email address: info@improdex.pl,
telephone: +48 32 214 63 03, ext. 100.

2. Contact Regarding Personal Data

For matters concerning the processing of personal data and the exercise of your rights under the GDPR, you may contact the Data Controller:

• by email: rodo@improdex.pl;
• by telephone: +48 32 214 63 03, ext. 100;
• in writing at the address of the Data Controller’s registered office.

3. Purposes and Legal Bases for Data Processing

Your personal data may be processed for the following purposes:

1. taking steps prior to entering into a contract, preparing an offer, entering into and performing a contract — pursuant to Article 6(1)(b) of the GDPR;
2. complying with legal obligations incumbent on the Data Controller, in particular tax, accounting and bookkeeping obligations, as well as obligations relating to document retention — pursuant to Article 6(1)(c) of the GDPR;
3. conducting correspondence, providing ongoing customer or contractor support, determining the terms of cooperation and organising the fulfilment of orders — pursuant to Article 6(1)(b) or Article 6(1)(f) of the GDPR;
4. establishing, pursuing or defending legal claims — pursuant to Article 6(1)(f) of the GDPR, i.e. the legitimate interest of the Data Controller consisting in the protection of its rights;
5. ensuring the security of IT systems, email communications and documentation, and protecting against misuse or fraud — pursuant to Article 6(1)(f) of the GDPR;
6. maintaining document archives and demonstrating the proper performance of the Data Controller’s obligations — pursuant to Article 6(1)(c) or Article 6(1)(f) of the GDPR;
7. [optional] sending commercial or marketing information — on the basis of consent, where obtaining such consent is required under applicable law, or on the basis of the Data Controller’s legitimate interest, taking into account the applicable regulations concerning electronic communications.

4. Categories of Personal Data Processed

The Data Controller may process, in particular:

• first name and surname;
• company or business name;
• registered office, business or correspondence address;
• Tax Identification Number (NIP) or National Business Registry Number (REGON);
• business email address;
• telephone number;
• job title or function;
• data relating to orders, contracts, payments and settlements;
• data contained in correspondence and documents relating to the business relationship.

5. Recipients of Personal Data

Your personal data may be disclosed to entities supporting the Data Controller in the conduct of its business activities, in particular:

• providers of IT systems, hosting and email services;
• providers of accounting, tax, audit or legal services;
• banks and payment service providers;
• courier, transport or freight forwarding companies;
• insurance companies;
• providers of maintenance, technical or administrative services;
• public authorities, where the obligation to disclose data arises from applicable law.

Personal data is disclosed only to the extent necessary to achieve the specified purpose.

6. Transfers of Personal Data Outside the European Economic Area

As a general rule, the Data Controller does not transfer the personal data of customers and contractors outside the European Economic Area in connection with the fulfilment of orders, deliveries or the purchase of materials.

Information relating to legal entities, such as a company name, registered office or warehouse address, and general company contact details, does not constitute personal data.

However, due to the use of Microsoft 365 and Microsoft OneDrive services, as well as correspondence with entities located outside the European Economic Area, limited transfers of personal data may occur, in particular with regard to the business contact details of persons participating in such correspondence.

In such cases, the scope of the data transferred is limited to the information necessary for conducting correspondence and carrying out the business relationship.

Any transfer of personal data is carried out in accordance with the requirements of the GDPR, using appropriate legal mechanisms applied by the service provider or applicable to the particular recipient of the data.

7. Data Retention Period

Your personal data will be retained:

• for the period necessary to take steps prior to entering into a contract;
• for the duration of the contract and the business relationship;
• for the period required under tax, accounting and document retention regulations;
• until the expiry of the limitation period for potential claims;
• where data is processed on the basis of a legitimate interest — until an effective objection is raised or that legitimate interest ceases to exist;
• where data is processed on the basis of consent — until the consent is withdrawn, unless another legal basis exists for the continued retention of the data.

8. Rights of the Data Subject

In the circumstances specified in the GDPR, you have the right to:

• access your personal data;
• obtain a copy of your personal data;
• rectify or complete your personal data;
• request the erasure of your personal data;
• request the restriction of processing;
• data portability;
• object to the processing of your personal data based on the legitimate interests of the Data Controller;
• withdraw your consent at any time, where processing is based on consent.

The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.

The scope of each right depends on the legal basis and purpose of the processing.

9. Right to Lodge a Complaint

You have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office in Poland if you believe that the processing of your personal data infringes the provisions of the GDPR.

10. Requirement to Provide Personal Data

Providing personal data necessary to prepare an offer, enter into or perform a contract may be a condition for commencing a business relationship.

Failure to provide the required data may make it impossible to enter into a contract, fulfil an order, issue accounting documents or continue the business relationship.

In all other cases, providing personal data is voluntary.

11. Automated Decision-Making

Your personal data will not be used for decision-making based solely on automated processing, including profiling, which would produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you.